GDPR Privacyverklaring

1. Algemeen

vzw KTTC Halle hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. vzw KTTC Halle houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  1. je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

  2. verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

  3. passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;

  4. geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

     

Als  vzw KTTC Halle zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
vzw KTTC Halle, Bondgenotenstraat 16, 1502 Halle; e-mail:bestuur@kttchalle.be

Deze privacyverklaring is van toepassing op potentiële spelers, alle huidige en vroegere spelers en hun eventueel ouders, spelers aangesloten bij een tafeltennis federatie, genodigden aan activiteiten, vrijwilligers, trainers, en leveranciers.

 

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door vzw KTTC Halle verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  1. Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan spelers

  2. Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)

  3. Federatie administratie (gerechtvaardigd belang)

  4.  Sportieve administratie in het kader van voorbereidingen, stages,trainingen (gerechtvaardigd belang)

  5. Het organiseren van (recreatieve) competities en tornooien (contractuele grond)

  6.  Promotie, PR en communicatie waaronder

    1.  Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)

    2. Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s en video’s (toestemming)

    3. Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)

 

3. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen  de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam

  • Privé-contactgegevens: telefoonnummer, e-mail, adres

  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer

  • Rijksregisternummer (voor trainers)

  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, nationaliteit, t-shirt maat

  • Identificatiegegevens van ouders voor minderjarige: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail

  • Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer,…)

  • Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden,…)

  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames,…)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, whatsapp…).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.


4. Verstrekking van gegevens aan derden

Naast de hieronder opgenomen samenwerking met derden, zullen wij de verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

  1. Verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Google Workspace, Hostinger)

  • het verzorgen van de (financiële) administratie

  • het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers

  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen

 Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan  diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).

  1. Ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Verbonden organisaties (VTTL en Sporta) die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie (de andere clubs die behoren tot dezelfde federatie,…)

  • Subsidiërende overheden

  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)


5. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18  jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming)

 

6. Bewaartermijn

vzw KTTC Halle  bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

vzw KTTC Halle  verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 5 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking)

 

7. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens vzw KTTC Halle van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Naam, telefoonnummers en e-mailadres van spelers en ouders kunnen wel gedeeld worden met andere spelers en ouders voor praktische doeleinden.

  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen;

Onze spelers, ouders, trainers, en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij krijgen toegang tot jouw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

 

8.Jouw rechten omtrent jouw gegevens

  • Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

  • Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

  • Je hebt het recht op het gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens  die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt ·       noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

  • Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

  • Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden.  

  • Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. 

Via volgend adres kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag. 

vzw KTTC Halle

Bondgenotenstraat 16
1502 Halle

bestuur@kttchalle.be

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.  Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren).

 

9. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. 

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

contact@apd-gba.be


10. Wijziging privacyverklaring

vzw KTTC Halle kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste versie is beschikbaar op de website. De laatste wijziging gebeurde op … /…/……